Υπάλληλος Υποδοχής/ Διοικητικός Βοηθός

 

Γενικός Ρόλος

* Απάντηση σε τηλέφωνο, διεύθυνση ερωτημάτων στο αρμόδιο άτομο, λήψη μηνυμάτων

* Διαχείριση εισερχομένων email

* Διαχείριση ημερολογίου

* Ενημέρωση και διατήρηση καταλόγου

* Διατήρηση ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης σε τάξη

* Επεξεργασία αλληλογραφίας

* Έκδοση τιμολογίων/αποδείξεων πελατών

* Διατήρηση τάξης στον χώρο υποδοχής και στην αίθουσα συσκέψεων

* Υποστήριξη άλλου προσωπικού

Κύρια καθήκοντα και αρμοδιότητες εργασίας

* Απάντηση σε τηλέφωνο, έλεγχος και απευθείας κλήσεις

* Λήψη και αναμετάδοση μηνυμάτων

* Προγραμματισμός συναντήσεων και αποστολή επιβεβαιώσεων συναντήσεων

* Λήψη, σάρωση, αποθήκευση και διανομή αλληλογραφίας

* Άνοιγμα νέων αρχείων

* Διαχείριση AML (καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες) σε αρχεία πελατών

* Εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων

* Διαχείριση ηλεκτρονικών συναντήσεων (μέσω Zoom) και υποδοχή πελατών για τυχόν επιτόπιες συναντήσεις

* Υποστήριξη επαγγελματιών κατά τη διάρκεια τυχόν επιτόπιων συναντήσεων (αναψυκτικά, σάρωση κ.λπ.)

* Διαχείριση παραγγελιών γραφικής ύλης

* Ad hoc εργασίες όπου απαιτείται

Βασικές Ικανότητες

* Προφορική και γραπτή επικοινωνία δεξιότητες

* Οργάνωση και προγραμματισμός

* Προσοχή στη λεπτομέρεια

* Πρωτοβουλία και αξιοπιστία

* Αντοχή στο άγχος

* Δακτυλογράφηση

* Excel

Δεξιότητες:
Word Powerpoint Excel